Drott & Co kvalitetsplan för nya uppdrag

Denna kvalitetsplan innefattar det kvalitetssäkringsarbete som genomförs för uppdraget hos er. Förutom detta utförs alltid det ordinarie och alltid pågående kvalitetsarbetet inom ISO 9001:2000.

1. Arbetsinstruktion

För varje städuppdrag på finns en arbetsinstruktion upprättad, som beskriver hur ofta arbetet skall utföras (städfrekvensen), vad som skall göras (arbetsmoment) och vilka metoder som skall användas (t ex sopa, moppa, dammsuga, svabba etc). Arbetsinstruktionen skall följas till 100%. Det är viktigt att vi levererar det vi kommit överens om. Lokalvårdaren skall kontrollera sitt utförda arbete. Arbetet kontrolleras också med jämna mellanrum av arbetsledare (dokumenterade kvalitetskontroller).

Arbetsinstruktionen finns i vår städobjektpärm i städförrådet.

2. Driftmöten med kund

Driftmöten kan genomföras 1 gång/månad eller annan frekvens efter överenskommelse. Vi kommer överens vid varje möte när nästa möte skall hållas. Vi kan då presentera och gå igenom hur vi har genomfört vårt arbete samt ev problem och brister. Vi går igenom föregående protokoll och följer upp beslutade åtgärder. Vi går också igenom kvalitetskontroller, avvikelserapporter, åtgärder, eventuella kundenkäter och önskvärda förbättringar och förändringar.

En fast agenda finns uppgjord. Protokoll skall föras. Beslut som fattas skall följas upp att de genomförs inom fastlagda tidsramar. Vardera parten skall erhålla en kopia.

3. Introduktion av nyanställda

Vid nyanställning av personal skall dessa få en grundlig introduktion av företaget och i sina arbetsuppgifter

Introduktionen för nyanställda omfattar:

· Presentation av företaget, regler och bestämmelser, ev facklig info samt företagets ISO- system

· Genomgång av arbetsinstruktion, arbetsuppgifter, nödlägesberedskap, arbetsmiljöarbetet mm

· Städmetoder, utrustning, kemikalier, tvätthantering, olika rutiner

· Introduktionens olika moment finns dokumenterade på blanketten Introduktion av nyanställda

· Uppföljning av introduktionen skall göras av driftledningen inom 2 veckor.

Arbetsledare ansvarar och genomför introduktionen för lokalvårdare.

4. Kundenkät

Med hjälp av kundenkäter tar vi reda på hur nöjda våra kunder är. Vid ev brister rättas dessa till snarast. Våra frågor avser

· tjänsteutbud och kundservice,

· kvalité och miljöanpassning,

· kompetens och tillgänglighet

Framkommer att det finns några problem skall vi åtgärda detta omedelbart. Vi vill då oftast besöka objektet och träffa kontaktpersonen för att lösa problemet. Resultatet av våra kundenkäter redovisas på grafbilder med jämförelser med tidigare perioder. Avsikten är att ständigt förbättra kundtillfredsställelsen, vilket är en av våra kvalitetsmål.

Skyddsombuden gör skyddsronder med systematiska undersökningar av arbetsmiljön. Åtgärdsplan för brister upprättas.

Vi arbetar med arbetsanpassning och rehabilitering, rapporterar olyckor och tillbud, hjälper till vid kriser. Vi skall bidra till att den anställde så snart som möjligt kan återgå till arbetet. Vi ger nödvändig utbildning och info om förebyggande åtgärder, samt gör riskbedömningar av alla våra städobjekt.

11. Säkerhet och sekretess

Frödins garanterar både en hög grad av säkerhet samt fullständig sekretess. Vi är ansvars-försäkrade för de förluster och skador som kan inträffa med ett belopp upp till 10 MSEK per skada. Vi tar ansvar för nycklar och passerkort. Vid ev förluster utgår full ersättning. Våra anställda har tystnadsplikt (står inskrivet i anställningsavtalen).

Lokalvårdarna bär Frödins profilkläder med vår loga, samt namnbricka med ID-kort och foto.

12. Uppstart nya städobjekt

Rutinen för uppstart av nytt städobjekt omfattar att vi dokumenterar på en checklista/blankett – ”Uppstart nytt städobjekt” vad som skall göras, vem som skall göra det och när det skall vara klart. Vi skall i god tid före aktuell startdag utbilda/informera aktuell personal i den speciella städteknik som detta objekt fordrar samt om lokalernas disposition och belägenhet. Vi kommer också att den första månaden följa upp det utförda städarbetet för att förebygga nybörjarmisstagen.

13. Utbildning lokalvårdare

En kontinuerlig kompetensinventering görs under hela anställningstiden.

Nyanställda genomgår en introduktionsutbildning, dels på kontoret (med företags- eller driftledning), dels på städobjektet (med arbetsledaren).

Samtliga lokalvårdare inom Frödins skall genomgå vårt eget utbildningsprogram i lokalvård. Den är baserad på SRY-utbildningen, som används vid certifiering av lokalvårdare. Den består av olika avsnitt. Utbildningen genomförs av arbetsledare ute på städobjekten . Utbildningen innefattar kundservice, städmetoder, städtekniker, kemhantering, hantering av utrustning och maskiner, arbetsmiljöarbete, kvalitets- och miljöarbete.

Vi har även utbildning i specialstädning, såsom fönsterputsning, golvvård mm. Den kan genomföras både av interna och externa utbildare.

14. Vikarietäckning

För semester och annan planerad ledighet sker planering i god tid. Grundplanering görs av driftansvarig och arbetsledare. Vikarie/lokalvårdare kontrakteras och arbetsledare informerar kundens kontaktperson. Arbetsledare genomför introduktionsutbildning på aktuellt städobjekt.

Vid oplanerad frånvaro gäller max inställelsetid om 2 timmar för ersättare. Arbetsledare omdisponerar eller anlitar tillgänglig personal. Kan ej omdisponering ske, hoppar arbetsledare in och utför arbetet. Arbetsledare informerar kontaktpersonen. Alla vikarier har genomgått internutbildning och har sådan

5. Kundvårdsprogram

För varje nytt år gör vi tillsammans med er upp ett kundvårdsprogram . Kunden avgör vilken nivå på kundservicen man vill ha, t ex frekvens på möten och kvalitetskontroller, statistik på reklamationer, kopior av kvalitetskontroller, drift- och underhållsplan mm. Vi har en checklista på vad vi kan erbjuda.

6. Kvalitetskontroller

Kvalitetskontroller utförs normalt 1 gång/månad på samtliga städobjekt. En årsplan på frekvenser görs tillsammans med kunden. Kontrollen utförs av arbetsledare och dokumenteras på anpassad blankett. Kopia till kund vid önskemål.

7. Ordning och reda i städförråd. Skötsel och underhåll av utrustning och maskiner

Det är mycket viktigt att våra städförråd, där vi har all vår städutrustning och städmtrl, är välstädade och det är ordning och reda. Då ökar lokalvårdarens möjligheter att utföra en högkvalitativ tjänst. Att underhålla maskiner och utrustning är dessutom god miljövård.

8. Reklamations- och avvikelsehantering

I rutinen Korrigering och förebyggande åtgärder gör vi följande: 1) Handlägger reklamationer och klagomål på ett snabbt och för kunden tillfredsställande sätt. 2) Ser till att uppkomna avvikelser inte upprepas. 3) Ser till att potentiella avvikelser inte uppstår (genom förebyggande åtgärder). Obs! Denna rutin är den mest väsentliga i hela kvalitets- & miljösystemet.

All personal har ansvar för att rapportera avvikelser inom alla verksamhetsområden och funktioner. På blanketten Avvikelserapport beskrivs avvikelsen, samt orsaken till avvikelsen.

9. Städobjektpärm

I våra städförråd finns en till varje städobjekt anpassad städobjektpärm med arbetsinstruktioner, bemanningsplaner, vårt arbetsmiljöarbete, kopia av utförda kvalitetskontroller, varudeklarationer för kem, kontaktpersoner, avvikelserapporter, förslagsblanketter, nödlägesberedskap, utrustningslistor mm.

Denna pärm är ett av våra verktyg för att alla lokalvårdare skall leva upp till de krav och regler vi har ställt upp för att kvalitet skall uppnås.

Även kunden kan använda pärmen till att inhämta information, skriva en avvikelserapport eller ett förbättringsförslag mm.

10. Systematiskt arbetsmiljöarbete

Med ett systematiskt arbetsmiljöarbete menas vårt arbete med att undersöka , genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

kännedom om hur städningen skall utföras att inga eller endast ringa avvikelser från städstandarden kan komma ifråga.

Drott & Co har även jourtelefoner, på vilka arbetsledarna är tillgängliga dygnet runt under årets alla dagar.

Tipsa en vän